As pessoas pensam em produtividade como uma forma de fazer mais coisas. Este ano ano eu confesso que comecei a estudar produtividade e Gerenciamento de Projetos para fazer a mesma quantidade de coisas que eu costumo… e manter a sanidade. Porém, um subproduto interessante de ser organizado é que, veja só, você no final acaba fazendo mais coisas mesmo.
O título de Getting Things Done foi traduzido no Brasil como “A Arte de Fazer Acontecer”, mas eu manteria a tradução literal “Resolvendo as Coisas”. Trata-se de um método de produtividade que enfatiza limpar a mente de ruídos ao criar uma sequência clara de ações para qualquer rolo que você precise fazer, de comprar leite a um planejamento complexo de campanha de marketing. Ele faz isso tirando do cérebro a carga de lembrar das tarefas – no que o cérebro é ruim – para se concentrar em planejamento.
Então a regra 1 é: anote tudo o que você precisa fazer sempre.
Guardar tudo que você precisa fazer na cabeça é uma péssima ideia não só por invariavelmente esquecermos das tarefas se elas se acumulam. Se você começar a anotar tudo o que precisa fazer, muito provavelmente vai se surpreender com umas 50 a 100 tarefas. Além de esquecer, deixar algo não determinado cria uma espécie de “vazamento de RAM mental”, o nosso cérebro fica tentando lembrar daquilo e causa uma perda de poder cognitivo no geral, para pensamento criativo, por exemplo. Outra analogia é a de não saber claramente tudo o que você tem pra fazer é como ter um cartão de crédito sem saber o balanço ou o limite.
Ter tudo anotado em um sistema que você confie inconscientemente cria uma Fronteira cognitiva, a sua ansiedade interior sabe que aquilo não se perdeu. Isso alivia o estresse de uma forma imensa. Outro fator de estresse vem de compromissos que você assumiu e não cumpriu, seja com os outros, seja consigo mesmo. A angústia daquela sensação de “eu deveria ter limpado a garagem faz tempo” vem da desintegração da autoconfiança.
Além disso, a desorganização causa uma barreira mental quando você pensa no esforço necessário para iniciar projetos maiores e mais ambiciosos. Sistemas de organização pouco eficientes geram uma grande resistência mental à criação de novos projetos mais complexos, porém necessários, uma vez que o cérebro sabe que será preciso enfrentar muita fricção.
Com tudo anotado, tem uma regra 2: determinar qual é a ação daquilo que você anotou.
Hoje em dia grande parte dos “rolos” que resolvemos é um trabalho intelectual. Capinar um campo, empilhar caixas, é algo relativamente auto evidente. Você vê as caixas, o espaço a limpar, etc. Mas quando é, por exemplo, renovar a carta de motorista, existe uma série de processos a serem definidos. Pesquisar uma autoescola, ver que documentos precisa, agendar aulas, ir no Detran, etc.
Por ser algo mental e vago, é mais difícil entender onde o trabalho intelectual começa e onde ele termina. Por isso, no trabalho intelectual uma tarefa não é dada, ela precisa ser determinada. E anotar na sua lista apenas as ações. Nada de “ver renovação carteira de motorista”, mas sim, “levantar documentação necessária para renovar a carteira de motorista”. Tem um grande poder de relaxamento e produtividade criar checklists, mesmo de procedimentos simples.
Nós não somos treinados a pensar sobre o trabalho antes de fazê-lo. Essa atitude imediatista de simplesmente resolver logo pode funcionar com uma tarefa imediata, mas não quando existe um acúmulo de tarefas. Você pode pegar a primeira tarefa que chegou enquanto outras mais importantes estão acumulando no inbox.
A regra 3 é ver se você pode resolver as ações do seu inbox em menos de 2 minutos. Se der, resolva na hora, se for preciso mais de 2 minutos, você precisa determinar quando vai fazer. Se for na quinta, coloque no seu sistema com lembretes para a quinta e esqueça disso por hoje.
O método de anotação do GTD difere do How to Take Smart Notes no sentido que o primeiro claramente voltado para o trabalho acadêmico, GTD tem uma pegada mais corporativa e de organização da vida pessoal. O sistema de arquivamento “top down” de Getting Things Done, em pastas, me parece menos eficiente para lembrar do que o Zettelkasten. Se for seguir essa rota do livro, acho que seria preciso muito planejamento anterior.
Outra deficiência do sistema do livro, para mim, é se concentrar em listas de tarefas feitas ou não feitas e não levar muito em conta o estágio da tarefa, como em um sistema kanban de “a fazer”, “fazendo”, “feito”. O livro também fala em delegar tarefas, mas não apresenta um sistema muito amigável ao compartilhamento.
Por último, dá pra ver que o autor de David Allen é um coach de executivos, bem aquele perfil que pode se dar ao luxo de tirar 4h do calendário para arrumar a agenda, quando a maioria precisa se organizar enquanto os rolos continuam vindo incessantemente.
Getting Things Done é um livro com insights muito interessantes de como trazer ordem ao caos do dia a dia.
Guilherme Solari 
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